Kỹ năng giao việc (delegation skills) là khả năng phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho người khác một cách hiệu quả để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng mong muốn. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng của người quản lý và lãnh đạo, giúp tăng hiệu suất làm việc của cả nhóm và phát triển năng lực của các thành viên trong đội ngũ. Bài viết dưới đây là những kỹ năng và bước cần thiết để giao việc hiệu quả:

1.Nguyên tắc giao việc

1.1. Giao việc đúng năng lực

Mỗi nhân sự tham gia vào bộ máy công ty đều có những kiến thức, kỹ năng và khả năng khác nhau, ở mức độ không giống nhau. Mỗi người có điểm mạnh ở các lĩnh vực khác nhau. Nếu một lãnh đạo nắm bắt điểm mạnh và điểm yếu của nhân sự để tận dụng phân chia đúng công việc sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời cũng giúp nhân sự phát huy điểm mạnh, nhìn nhận lại điểm còn thiếu sót để trau dồi và phát triển bản thân. 

1.2. Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể

Lượng công việc dù lớn dù nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản thì việc phân chia công việc phù hợp đều rất quan trọng. Mỗi dự án hay đầu mục công việc đều có nhiều khía cạnh, một quy trình làm việc và nhiều bước. Đó là lúc công việc cần được phân chia rõ ràng, cụ thể. 

Khi công việc được phân chia rõ ràng, cụ thể, các thành viên trong nhóm sẽ có định hướng rõ ràng về trách nhiệm của mình, tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc. Điều này cũng giúp tránh sự mâu thuẫn, tị nạnh, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.

Trong nguyên tắc này, việc set deadline là điều bắt buộc để xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, bài bản và kỷ luật. Deadline cũng giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.

1.3. Kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên

Không chỉ dừng lại ở phần giao việc, nhân sự làm có đúng hướng không, theo đúng quy trình và chính xác không thì cần kiểm tra, giám sát thường xuyên để kịp thời phát hiện lỗi để chấn chỉnh, sửa đổi kịp thời tránh những bước sai trượt dài. 

Việc cập nhật tiến độ thường xuyên giúp nhóm, tổ chức, công ty không chỉ lãnh đạo mà cả các thành viên đều có cái nhìn tổng quan về công việc đang làm, đồng bộ hài hòa thống nhất đi đến cùng một mục tiêu không. Cập nhật tiến độ giúp theo dõi hiệu quả làm việc điều chỉnh phù hợp để kịp tiến độ công việc. 

1.4. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên

Môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sẽ thúc đẩy sự đoàn kết, tăng động lực và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên. Mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và nhà quản lý sẽ tạo ra sự hài lòng và cam kết từ phía nhân viên. Khi cảm thấy được tôn trọng, được lắng nghe và đánh giá công bằng, họ sẽ cảm thấy gắn kết với tổ chức và sẽ có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn.

Môi trường làm việc tích cực đồng thời cũng khích lệ phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên. Khi quan hệ giữa nhân viên và nhà quản lý dựa trên sự tin tưởng và hỗ trợ, họ sẽ tự tin hơn trong việc đề xuất ý tưởng mới, tham gia vào các dự án và đạt được mục tiêu cá nhân.

1.5. Rút kinh nghiệm, điều chỉnh

Những thiếu sót và lỗi sai trong cả một quy trình của tập thể là không tránh khỏi. Vấn đề ở đây là kịp thời phát hiện, tổng kết và đánh giá những điều đó sẽ giúp nhóm hay cá nhân tự nhìn nhận lại trách nhiệm của mình. Từ đó rút kinh nghiệm, tự cho mình bài học để điều chỉnh phù hợp, tránh lặp lại lỗi sau lần sau.

2.Các bước giao việc 

2.1. Xác định công việc cần giao 

– Lựa chọn công việc phù hợp: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu mỗi cá nhân, từ đó đưa ra những đánh giá, phân tích khách quan. Xác định những công việc nào có thể giao và nên giữ lại những công việc nào. Giao những công việc mà người khác có khả năng thực hiện hoặc có thể học hỏi để phát triển.

– Mô tả rõ ràng: Trước khi giao việc, cần xác định rõ ràng mục tiêu theo đuổi tới cùng, một mục tiêu xuyên sốt. Ngoài ra đưa những yêu cầu công việc cần đạt được, mức độ hoàn thiện, phân bổ rõ ràng và dự đoán kết quả mong muốn của công việc. Từ đó nhân sự theo dõi và đảm bảo nắm được công việc, làm theo yêu cầu và cố gắng đạt kể quả sát nhất với kết quả đề ra. 

2.2. Lựa chọn người phù hợp 

– Đánh giá năng lực: Chọn người có kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng phù hợp với công việc.

– Xem xét tải công việc: Đảm bảo người được giao việc có đủ thời gian và khả năng để hoàn thành nhiệm vụ.

Để đưa ra quyết định chính xác, cần xem xét kỹ lưỡng các vấn đề sau khi phân công công việc:

• Nhân viên có đủ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để hoàn thành công việc?
• Nhân viên có thể làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm hiệu quả?
• Nhân viên có tính cách và thái độ làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc?

2.3. Giao nhiệm vụ rõ ràng 

Giao nhiệm vụ rõ ràng chi tiết cho nhân sự là một việc làm quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc, tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để lãnh đạo giao nhiệm vụ rõ ràng chi tiết cho nhân sự:

Việc cung cấp đầy đủ thông tin về công việc, bao gồm mục tiêu, thời hạn, tài liệu liên quan và các tiêu chí đánh giá là vô cùng cần thiết, thậm chí cần mô tả chi tiết. 

Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên: Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó có thể chủ động và sáng tạo trong công việc. Ngoài ra có thể tạo động lực cho nhân viên bằng cách khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình giao việc, giải thích rõ tầm quan trọng của công việc, ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của nhân viên

Thống nhất về cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin: Thống nhất cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện công việc.

Cùng với đó nên thiết lập kế hoạch thời gian, đặt ra thời hạn cụ thể cho công việc và các mốc quan trọng cần đạt được. Cùng với đó đặt ra kỳ vọng rõ ràng về chất lượng công việc và cách thức báo cáo tiến độ. 

2.4. Theo dõi tiến độ và phản hồi 

Bước này giúp nhà quản lý kịp thời xác định các rủi ro và vấn đề sớm, nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Nếu nhân viên gặp khó khăn, quản lý có thể cung cấp hỗ trợ hoặc tài nguyên thêm để đảm bảo tiến trình công việc suôn sẻ.

• Gặp gỡ, trao đổi với nhân viên: Đây là cách tốt nhất để nhà quản lý nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Trong các buổi gặp gỡ, nhà quản lý nên trao đổi với nhân viên về những vấn đề họ đang gặp phải, những khó khăn cần được hỗ trợ,…
• Sử dụng các công cụ theo dõi tiến độ: Có rất nhiều công cụ theo dõi tiến độ công việc hiệu quả mà nhà quản lý có thể sử dụng, chẳng hạn như Google Tasks, Asana, Trello,… Những công cụ này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên từ xa.

Từ việc theo dõi tiến độ nhận ra những vấn đề để kịp thời phản hồi đưa tới giải pháp giải quyết vấn đề để dự án, kế hoạch đi đúng mục tiêu đề ra. Cung cấp phản hồi kịp thời, bao gồm cả khen ngợi khi công việc tốt và góp ý khi cần cải thiện.

2.5 Đánh giá tổng quát 

Sau cả một quá trình làm việc, giao việc, lãnh đạo có cho mình cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết về từng nhân sự. Do đó có thể cho phép người được giao việc có quyền tự quyết trong phạm vi nhất định để hoàn thành nhiệm vụ. Hoặc tin tưởng vào khả năng của người được giao việc và tránh can thiệp quá nhiều. 

Thậm chí trong quá trình, lãnh đạo còn học hỏi từ khả năng nhân sự từ đó rút kinh nghiệm cải thiện bản thân. Sau cùng là quá trình ghi nhận khen thưởng đánh giá những người hoàn thành tốt nhiệm vụ và những người cần cải thiện. 

Giao việc hiệu quả không chỉ giúp giảm tải công việc cho bạn mà còn phát triển kỹ năng và sự tự tin cho các thành viên trong nhóm, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động. Kỹ năng giao việc là một phần quan trọng trong quản lý và lãnh đạo, đòi hỏi sự nhạy bén, tin tưởng và khả năng giao tiếp tốt để đạt được kết quả tốt nhất cho cả nhóm và tổ chức.