Mô hình 5W 1H là một công cụ phân tích hữu ích để giúp xác định và hiểu rõ vấn đề trong công việc. 5W1H là một mô hình đã quá quen thuộc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực từ marketing, SEO, đến kinh doanh. Thực tế, doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề hàng ngày, việc không thể tìm ra cách giải quyết cụ thể là điều rất dễ gặp phải. 5W1H chính là công cụ giúp doanh nghiệp định hình mọi thứ một cách cụ thể và đúng đắn.
1.5W1H là gì?
5W1H là mô hình giúp bạn xác định mục tiêu, kế hoạch, và đường đi nước bước cụ thể cho mỗi chiến dịch, dự án, hay ý tưởng nào đó. Phương pháp 5W1H được dùng phổ biến trong marketing, giúp doanh nghiệp nhanh chóng lên kế hoạch thực hiện và đạt được mục tiêu đề ra.
Ở một số trường hợp, 5W1H còn được gọi là phương pháp Kipling – bộ câu hỏi được sử dụng rộng rãi nhằm kích hoạt các ý tưởng để giải quyết một vấn đề nào đó. Khi áp dụng mô hình 5W1H, nó cho phép bạn có thể phân biệt được đâu là thông tin cần thiết cho chiến dịch để hiểu rõ hơn, bao quát hơn về vấn đề. Nó cũng giúp cho bạn có thể làm rõ về cấu trúc, định hình của một tình huống. Từ đó hướng bạn đến những cách suy nghĩ ở nhiều khía cạnh khác nhau.
Dựa vào công thức này, bạn sẽ biết được mình cần phải làm gì, tại sao cần phải làm, triển khai nó ra sao, bằng cách nào và nhân lực tham gia ra sao. Cụ thể 5W1H là cách viết tắt của các từ để hỏi “What – When – Where – Why – Who – How” trong tiếng Anh.
2.Phân tích 5W1H
Bằng cách trả lời các câu hỏi sau đây, bạn có thể phân tích và đưa ra cái nhìn toàn diện về tình huống:
2.1. What? (Cái gì?)
– Cái gì đang xảy ra?: Xác định rõ ràng về vấn đề hoặc tình huống cụ thể.
– Ví dụ: Một dự án đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành đúng tiến độ.
2.2. Why? (Tại sao?)
– Tại sao vấn đề này xảy ra?: Đặt ra câu hỏi để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
– Ví dụ: Nguyên nhân có thể là do thiếu nguồn lực, không có sự phối hợp hiệu quả hoặc thông tin không chính xác.
2.3. Who? (Ai?)
– Ai liên quan đến vấn đề này?: Xác định các bên liên quan và những người có ảnh hưởng đến vấn đề.
– Ví dụ: Các thành viên trong nhóm dự án, quản lý dự án, hay các bên liên quan khác như khách hàng hoặc đối tác.
2.4. When? (Khi nào?)
– Khi nào vấn đề bắt đầu xảy ra?: Xác định thời điểm cụ thể khi vấn đề trở nên nổi bật.
– Ví dụ: Vấn đề bắt đầu từ khi dự án phát sinh thay đổi yêu cầu từ khách hàng vào tuần trước.
2.5. Where? (Ở đâu?)
– Ở đâu vấn đề diễn ra?: Xác định vị trí hoặc môi trường mà vấn đề xảy ra.
– Ví dụ: Vấn đề diễn ra trong quá trình triển khai dự án tại văn phòng hoặc trong môi trường làm việc.
2.6. How? (Làm thế nào?)
– Làm thế nào để vấn đề được giải quyết?: Đặt câu hỏi về các phương pháp hoặc giải pháp để xử lý vấn đề.
– Ví dụ: Cần thiết lập lại kế hoạch dự án, cải thiện quy trình làm việc, hoặc tăng cường giao tiếp trong nhóm.
Ví dụ áp dụng mô hình 5W 1H:
Vấn đề: Dự án ABC đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành đúng tiến độ.
- What? – Cái gì đang xảy ra? – Dự án ABC gặp khó khăn trong việc hoàn thành đúng tiến độ.
- Why? – Tại sao điều này lại xảy ra? – Thiếu nguồn lực, yêu cầu thay đổi từ khách hàng, và không có sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận.
- Who? – Ai liên quan đến vấn đề? – Các thành viên trong nhóm dự án, quản lý dự án, và các bộ phận khác như bộ phận kế toán và marketing.
- When? – Khi nào vấn đề bắt đầu xảy ra? – Vấn đề bắt đầu từ khi khách hàng yêu cầu thay đổi vào tuần trước.
- Where? – Ở đâu vấn đề diễn ra? – Vấn đề diễn ra trong quá trình triển khai dự án tại văn phòng công ty.
- How?: Làm thế nào để vấn đề được giải quyết? – Cần phối hợp lại kế hoạch dự án, cải thiện quy trình làm việc và tăng cường giao tiếp trong nhóm.
Mô hình 5W 1H giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chi tiết về vấn đề, từ đó hỗ trợ trong việc phân tích và đưa ra các giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề trong công việc
