Để hoàn thành tốt vai trò dẫn dắt doanh nghiệp phát triển, mỗi nhà quản lý đều cần có kiến thức và kinh nghiệm vững vàng. Họ cũng cần sở hữu những kỹ năng mềm cần thiết. Công việc quản lý không hề đơn giản. Bạn phải chịu trách nhiệm điều hành công việc của công ty và còn phải tổ chức tốt công việc cá nhân. Do đó, bạn cần rèn luyện kỹ năng quản lý để có thể kiểm soát tốt hiệu quả công việc.
Kỹ năng quản lý là một trong những điều kiện bắt buộc để có thể trở thành một nhà quản trị tài ba. Đối với cùng một khối lượng công việc, người lãnh đạo thông minh sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, nâng cao chất lượng kết quả thực nhận mà không phải giám sát nhân viên cấp dưới một cách khắt khe. Vì vậy, trong bài viết này hãy cùng tìm hiểu 7 kỹ năng quản lý quan trọng cần phải có của một nhà quản lý.
1.Kỹ năng quản lý là gì?
Kỹ năng quản lý là các khả năng mà một nhà quản trị cần có để có thể thực hiện công việc trong một tổ chức. Chúng bao gồm những kỹ năng để có thể quản trị các nguồn lực dưới quyền: nguồn lực về con người, nguồn lực tài sản,… Kỹ năng quản lý được hình thành thông qua hoạt động tự học và rèn luyện mỗi ngày. Hoặc là thông qua việc thực hiện các hoạt động và nhiệm vụ chuyên môn cần thiết. Kỹ năng quản lý sẽ dần phát triển khi bạn liên tục học tập và trau dồi kinh nghiệm thực tế mỗi ngày. Bên cạnh đó, một nhà quản trị có kỹ năng quản lý tốt sẽ phải có khả năng giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
2. Bảy kỹ năng quản lý quan trọng mà một nhà quản trị doanh nghiệp phải có
2.1. Kỹ năng quản lý nhân sự
Việc xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong một nhóm là điều không thể thiếu đối với nhiệm vụ cần thực hiện của một nhà quản trị. Để lãnh đạo được một nhóm, bạn cần có sự tôn trọng của các cá nhân trong đó. Vì vậy, vấn đề mà một nhà quản trị cần giải quyết chính là làm sao để giành được sự tôn trọng, lòng tin của người lao động.
Một lãnh đạo thông minh sẽ có thể tận dụng các đặc điểm và tính cách riêng của mỗi cá thể trong nhóm để tăng sự gắn kết của nhân viên, thúc đẩy môi trường làm việc và xây dựng lòng tin. Vì vậy, mọi người cần dành thời gian tìm hiểu rõ về mỗi cá nhân trong một tổ chức thông qua các hoạt động xã hội hoặc đào tạo duy trì xây dựng nhóm.
Đồng nghĩa với việc các kỹ năng bổ sung cần có:
- Các tiêu chí cần đạt được:
- Kỹ năng thuyết trình trước công chúng
- Khả năng làm chủ hoàn cảnh
- Giám sát
- Đánh giá năng lực cá nhân
- Khả năng truyền
2.2. Kỹ năng giao tiếp
Là một nhà quản trị, đại diện cho một nhóm người trong tổ chức cho nên giao tiếp là một yếu tố không thể thiếu. Có một số vấn đề thường gặp phải về kỹ năng giao tiếp mà quản lý phải đối mặt như:
Không thể truyền đạt ý tưởng và thông tin: Đôi khi ý tưởng của nhà quản lý có tính chất vĩ mô và trừu tượng, gây khó khăn cho việc truyền đạt thông tin. Điều này có thể xuất phát từ khả năng truyền đạt thông tin kém hoặc thiếu kinh nghiệm trong việc thuyết trình và bộc lộ suy nghĩ của mình.
Thiếu tính tương tác: Nếu không thường xuyên trò chuyện và tương tác với nhân viên, việc đề xuất và trao đổi vấn đề trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến sự hiểu lầm và khó khăn trong việc thực hiện các nhiệm vụ mục tiêu.
Để có thể cải thiện khả năng giao tiếp, nhà quản trị cần phải xây dựng lòng tin với nhân viên dưới quyền cho nên việc ngắt liên lạc là không nên xảy ra. Bạn cần luôn luôn trong trạng thái hoạt động, luôn luôn có mặc khi cấp dưới có vấn đề cần giải đáp và xin ý kiến.
Các tiêu chí cần đạt được:
- Tư duy phản biện
- Xác định lợi ích của các bên liên quan
- Suy nghĩ kế hoạch
- Lập kế hoạch
- Khung giao tiếp hướng tới các đối tượng cụ thể
2.3. Kỹ năng phân chia công việc
Là một nhà quản trị, bạn sẽ cần quản lý khối lượng công việc của mình, giám sát công việc của các nhân viên khác, tham gia các cuộc họp và các buổi đào tạo,….Thông thường, các khó khăn mà một nhà quản lý gặp phải thường xung quanh vấn đề: Không biết lập kế hoạch, giao việc không đúng người đúng việc, đặt sai thời gian hoàn thành…
Để có thể giảm bớt khối lượng công việc, nhà quản lý cần tiến hành phân chia công việc cho nhân viên dưới quyền. Để công việc phân chia được tiến hành một cách hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ điểm mạnh/ yếu của từng người và khả năng hoàn thành công việc của họ.
Để có kỹ năng lãnh đạo quản lý tốt, nhà quản trị phải đạt được các tiêu chí sau:
- Khả năng phân tích
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu suất
- Suy nghĩ logic
- Quản lý thời gian
- Khung giao tiếp hướng tới các đối tượng cụ thể
- Kỹ năng quản lý thời gian
2.4. Kỹ năng hoạch định chiến lược
Nhiệm vụ của nhà quản lý là nghĩ về bức tranh toàn cảnh, vì vậy, cũng như tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm của ngày hôm nay, bạn cũng cần phải lập kế hoạch cho tương lai. Trong quá trình hoạch định chiến lược, việc không biết xây dựng chiến lược như nào, xác định mục tiêu sai dẫn tới hoạch định sai nguồn lực cũng như dựng nên chiến lược không khả thi để thực hiện là các vấn đề mà nhà quản trị hay gặp phải.
Để có một chiến lược chính xác, việc đầu tiên mà nhà quản trị cần làm chính là xác định rõ ràng những mục tiêu của mình. Hãy xây dựng mục tiêu dựa theo quy tắc SMART. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về bản đồ chiến lược giúp nhà quản trị làm việc hiệu quả hơn.
Các tiêu chí cần đạt được:
- Phân tích các vấn đề kinh doanh
- Tư duy phản biện
- Kỹ năng nghiên cứu, định tính
- Quản lý dự án
- Sử dụng phần mềm lệch kế hoạch
2.5. Kỹ năng làm việc nhóm
Làm việc nhóm là một phương pháp yêu cầu sự phối hợp giữa tất cả các thành viên để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và đạt được hiệu quả tốt nhất. Để đạt được thành công trong việc quản lý nhóm, người quản lý cần bắt đầu từ những yếu tố nhỏ nhất, chính là các cá nhân trong nhóm. Khi lãnh đạo tập trung vào việc xây dựng sự đoàn kết, đồng nghĩa với việc tạo cơ hội cho nhân viên để họ đạt được hiệu suất làm việc cao hơn trong vai trò của mình.
Các tiêu chí cần đạt được để có kỹ năng làm việc nhóm thành công:
- Khả năng thích ứng tình huống
- Sự quyết đoán trong các vấn đề cần giải quyết
- Khả năng giải quyết xung đột
- Phân công công việc
- Ngoại giao
- Kỷ luật
- Kỹ năng lắng nghe, giao tiếp phi ngôn ngữ
2.6. Kỹ năng phân tích thị trường
Để đạt thành công trong hoạt động kinh doanh, hiểu biết về thị trường mà doanh nghiệp đang hoạt động và những yếu tố làm nên sự thành công của doanh nghiệp là rất quan trọng. Một số vấn đề mà nhà quản trị thường gặp phải như: Không biết rõ quy mô thị trường, không nhận ra lợi thế cạnh tranh và không xác định được xu hướng thị trường.
Để giải quyết những vấn đề này và trở thành một người có kỹ năng phân tích thị trường, bạn cần đạt được những điều sau:
- Hiểu về sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức.
- Nắm rõ lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Có kiến thức về các yếu tố chính trị và xã hội ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
- Xác định được ưu điểm và nhược điểm của đối thủ cạnh tranh.
2.7. Kỹ năng đào tạo
Trong các doanh nghiệp Việt Nam, việc đào tạo cho nhân viên cấp dưới thường gặp nhiều vấn đề. Phần lớn chương trình đào tạo của các công ty thiếu lộ trình và hệ thống rõ ràng. Để có kỹ năng đào tạo hiệu quả, điều quan trọng mà bạn cần làm là tích lũy nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng.
Để có kỹ năng đào tạo hiệu quả, việc duy nhất mà bạn cần làm chính là có nhiều kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng. Lúc này, nhiệm vụ của bạn là truyền đạt lại và chia sẻ những kiến thức này với nhân viên cấp dưới.
Các tiêu chí đạt được:
- Khả năng truyền đạt, thuyết trình
- Tập huấn
3. 7 Cách nâng cao các kỹ năng quản lý giúp X3 hiệu suất làm việc
- Hiểu rõ về nhóm của bạn
- Thiết lập lòng tin bằng cách tạo môi trường làm việc thân thiện
- Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ bức tranh lớn của doanh nghiệp
- Thường xuyên tạo các cuộc họp mặt giúp duy trì mối quan hệ, đánh giá hiệu quả làm việc
- Tránh quản lý vi mô
- Thừa nhận sai lầm và đưa ra giải pháp
- Thể hiện sự linh hoạt trong công việc
