Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết để mỗi người có thể thực hiện được lượng lớn các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Bởi 1 ngày chỉ có 24 giờ, con người không phải là máy móc, sắp xếp như thế nào, ưu tiên ra sao là vấn đề khá nan giải. Do đó, việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian sẽ rất tốt cho sức khỏe tinh thần của mỗi người về lâu dài. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn hiểu rõ hơn về quản lý thời gian cũng như cách làm sao quản lý thời gian cho hiệu quả.

1.Quản lý thời gian là gì? 

Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng quan trọng giúp tăng năng suất, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu cá nhân cũng như nghề nghiệp. Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình phân chia, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm, đồng thời loại bỏ những việc gây xao nhãng để tối ưu hóa hiệu suất.

Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mỗi cá nhân hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhưng không khiến cơ thể bị căng thẳng hoặc cạn kiệt năng lượng. Nói cách khác, kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc giúp con người làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để tăng năng suất.

2.Một số kỹ năng quản lý thời gian hợp lý 

2.1. Lập kế hoạch và tổ chức

Bản chất của việc quản lý thời gian là nắm rõ các đầu mục công việc cần làm. Do đó lập danh sách công việc (To-Do List) sẽ giúp ghi chú tất cả các công việc cần làm trong ngày. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp, việc gì quan trọng hơn, hạn nộp sớm hơn sẽ ưu tiên để đầu và tương tự sắp xếp tiếp theo. Do đó, bạn sẽ ngay lập tức bắt tay làm câu việc đầu danh sách trước đảm bảo tiến độ công việc. 

Ngoài ra có thể sử dụng lịch giấy hoặc các ứng dụng lịch điện tử để lên kế hoạch chi tiết cho từng ngày, tuần tháng để lưu ý sự kiện quan trọng tránh bỏ lỡ. Theo đó, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng, đặt ra các mục tiêu cụ thể và chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần. 

2.2. Ưu tiên công việc

Bạn cần tập trung vào những việc thật sự quan trọng. Sau khi đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng tiếp theo không kém phần quan trọng chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng để quản lý thời gian. 

Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại. Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.

Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt mạng xã hội hay những cuộc hẹn ngoài giờ. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn. 

2.3. Lập thời gian biểu

Khi phác họa xong những việc cần làm, những mục cần ưu tiên thì đây là lúc bạn sẽ ghi thời gian biểu chi tiết, giờ nào làm việc nào, giới hạn cho bản thân trong thời gian bao lâu để nâng cao năng suất làm việc, hạn chế sự sao nhãng, hoàn thành tốt tiến độ công việc. 

Điều mà các bạn cần làm đó là chia thời gian thành các khung giờ nhỏ cụ thể. Tùy vào quỹ thời gian bạn có, tùy vào công việc hay học tập trên công ty, trường lớp để điều chỉnh thời gian biểu phù hợp với bản thân. Hoặc đơn giản là tận dụng thời gian để hoàn thành công việc cũng là một sự khôn ngoan. Một điều cần lưu ý đó là nên săp xếp làm các công việc quan trọng và yêu cầu sự tập trung cao vào những giờ bạn dễ tập trung nhất, sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn. Thay vào đó, vào những khoảng thời gian dễ sao nhãng sẽ làm những việc đơn giản, dễ dàng hơn. Thời Gian Thành Các Khung Giờ: Lập kế hoạch cho từng khoảng thời gian trong ngày, ví dụ: 9-11h sáng làm việc chính, 11-12h kiểm tra email.

2.4. Tận dụng thời gian trống

Mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích. Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn. 

Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn. Cuộc họp kết thúc sớm hơn dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc. Thậm chí, thời gian chờ đối tác ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho khách hàng của mình đấy.

2.5. Tránh sự phân tán

Loại Bỏ Các Yếu Tố Gây Nhiễu: Tắt thông báo trên điện thoại, máy tính khi làm việc. Sử Dụng Không Gian Làm Việc Riêng: Tìm một nơi yên tĩnh và thoải mái để tập trung làm việc.

Một phương pháp khá hữu dụng bạn có thể tham khảo là phương pháp Pomodoro là làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Cứ sau 4 chu kỳ thì nghỉ dài hơn (15-30 phút).

Một phương pháp khác có thể phù hợp đó là một số bạn khi nghe nhạc, có thể nhạc trắng, nhạc thư giãn, tiếng mưa có thể khiến tập trung hơn, hạn chế phân tán. 

2.6. Không trì hoãn

Bạn có biết rằng, người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai? Rất nhiều bạn có thói quen trì hoãn, luôn là khẩu hiệu “để mai, để kia”. Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi sắp deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào bàn làm việc. 

Chủ động tự giác, kỷ luật và thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi. Chậm mà chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút nhưng chất lượng hơn là đến phút 90 mới cuống cả lên và làm qua loa cho có. 

Và đương nhiên, sau khi hoàn thành xong công việc, bạn lại sẽ có thêm động lực để tiếp tục lên kế hoạch, mục tiêu mới và tự biết cách sắp xếp để đạt được nó. Kỹ năng quản lý thời gian cũng vì thế mà được bạn mài dũa qua từng ngày.

2.7. Học cách từ chối

Bạn biết đấy, thời gian là vàng. Nhưng bạn không có nhiều thời gian và không phải tất cả công việc đều có thể tạo ra “vàng” được. Nếu việc gì bạn cũng đồng ý làm, ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc chỉ khiến bạn kiệt sức và lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng mà thôi. 

Biết nói “Không”: Học cách từ chối những công việc không quan trọng hoặc không liên quan đến mục tiêu của bạn.

Ủy thác công việc: Phân công công việc cho người khác khi cần thiết. Kiến thức, kỹ năng và nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những công việc mang lại giá trị.

2.8. Tự đánh giá và điều chỉnh

Đánh giá hiệu quả công việc: Cuối ngày hoặc cuối tuần, đánh giá lại những gì đã hoàn thành và những gì chưa hoàn thành. Từ đó tự nhìn lại tổng thể bản thân đã làm việc hiệu quả chưa, đồng thời tổng kết các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. 

Điều chỉnh kế hoạch: Dựa trên đánh giá, điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp hơn. Sau khi đánh giá tổng quan quá trình làm việc và hiệu quả thì tự điều chỉnh lại kế hoạch, đầu mục nào chưa hoàn thành thì tiếp tục hoàn thiện, đầu mục nào chưa hiệu quả thì chỉnh sửa tốt hơn hoặc rút kinh nghiệm cho những lần sau. 

2.9. Giữ sức khỏe và tinh thần

Trước khi làm bất cứ điều gì dù là nhỏ nhặt hay lớn lao thì đảm bảo bản thân trong trạng thái tốt nhất. Việc chăm sóc sức khỏe cơ thể và cả tinh thần bản thân rất quan trọng. Mỗi ngày hãy cố giữ các thói quen uống đủ nước, hạn chế đồ ăn có hại cho sức khỏe, ăn uống lành mạnh và tập thể dục để vận động cơ thể và giúp tăng cường sức khỏe, giảm căng thẳng. Ngoài ra chăm sóc sức khỏe tinh thần bằng cách đọc sách, đọc tin tức, hoặc xem phim, giải trí lành mạnh. 

Đặc biệt, bạn hãy ngủ đủ giấc. Một giấc ngủ chất lượng giúp bạn nâng cao tinh thần làm việc, đầu óc thoải mái và tỉnh táo hơn. 

2.10. Đọc sách về phương pháp quản lý thời gian

Nếu bạn vẫn loay hoay chưa biết làm thế nào để quản lý hiệu quả, bạn cũng có thể học hỏi từ những chuyên gia để xây dựng một góc nhìn tổng quát cho bản thân – trước khi bắt đầu “thực hành”. 

Một số cuốn sách được đánh giá cao về hướng dẫn phát triển kỹ năng quản lý thời gian bạn có thể tìm đọc:

Tuần làm việc 4 giờ (The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss): Cho bạn thấy kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ làm việc 4h mỗi tuần mà vẫn đảm bảo cuộc sống thành công.

Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done – David Allen): Nếu bạn hay bị căng thẳng và không thể hoàn thành mọi việc thì đây là cuốn sách cho bạn

Tư duy tối ưu (First Things First – Stephen Covey): Tổng quan về cách xác định điều quan trọng và lên kế hoạch thực hiện.

Priorities: Mastering Time Management – James C. Petty: Hướng dẫn về cách đặt thứ tự ưu tiên và dành thời gian cho việc quan trọng.

Vị giám đốc một phút (The One Minute Manager – Ken Blanchard and Spencer Johnson): Quản trị thời gian cho các cấp bậc quản lý.